Administrar su tiempo en dos pasos
En una de las entrevistas, con un cliente, le sugerí pensar en cinco logros a alcanzar, surgió el tema de poder tomarse vacaciones en cualquier mes del año, en la posibilidad de irse con su familia, sin tener que pensar que sus empleados podrían no cumplir con las tareas asignadas, y que sus clientes podrían presentar quejas.
El cliente hacía más de cinco años, que no salía de vacaciones, estaba enteramente dedicado a su empresa y además su hogar era al lado.
Le sugerí algunas herramientas para motivar a su personal, pero también para administrar mejor su tiempo. Aquí comparto algunas recomendaciones.
Primero pensar y escribir en una hoja de papel “Tareas para realizar mañana” – No me diga que anotó 30 cosas?, tiene trabajo atrasado. En ese caso, anote las tareas pero elija las 5 más importantes. Las características de las 5 tareas más importantes deben ser aquellas cosas que realmente puede hacer mañana, que no le lleve un tiempo extra, o dependa de terceros.
No intente realizar más de 5 tareas, de eso se trata este ejercicio, si en su lista hay más de 5 cosas importantes, el resto déjelas para otro día.
Cuando este pensando en esas CINCO TAREAS aprenda a PRIORIZAR con las siguientes preguntas guías:
a) ¿Qué tareas deben quedar hechas mañana?
b) ¿Cuáles se pueden reprogramar?
c) ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
d) ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades?
e) ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?
También al categorizar las tareas, numérelas en orden desde la más difícil a la más fácil.
Le sorprenderá la habilidad que tenemos para comenzar por lo más fácil, y cuando esto pasa, dilatamos las soluciones y encima sentimos culpa.
Sin embargo, si comenzamos con lo más difícil, la satisfacción es otra, y nos impulsa a seguir con las demás actividades.
Segundo. Aprenda a decir NO:
La clave es no perder el control de su tiempo y mantener firmeza en sus límites, tanto con sus empleados, a quienes les decimos “deja que yo lo hago” como con sus clientes “si puedo, para mañana te lo termino”.
Al Directivo, le pasaba eso, a sus empleados no les dejaba hacer las cosas, le gustaba que todo fuera como las hace él, a su manera y se ofrecía todo el tiempo “deja que yo lo atiendo, deja que lo termino, deja que yo lo reviso”. Y a sus clientes nunca les preguntaba “ ese trabajo, por su complejidad, requiere 15 días, puede esperar?.
Contestar estas preguntas puede ayudarle:
¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra?
¿Qué pasa con este cliente, es bueno para mi actividad?
¿El trabajo con este cliente será lucrativo?
¿La tarea invade mi tiempo personal?
¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades?
Recuerde: si está bien descansado/a y dedica a tiempo a si mismo y a su familia el tiempo que se merecen, estará más alegre y tendrá más productividad en su trabajo.
Con estas dos recomendaciones, en pocos meses, mi cliente decidió tomarse una semana de vacaciones, y cuando regresó, además de sentirse más descansado y contento por disfrutar con su familia, se encontró con la grata sorpresa de que sus empleados habían hecho excelentemente su trabajo, y aún más de lo que se le había pedido. También recibió felicitaciones por parte de sus clientes.
Lic. Cecilia Marrero – www.tresegundos.com
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